KUMPPANIYRITYKSET

Keräämme Kumppaniyrityksistämme sekä heidän edustajistaan perustiedot, joita ovat:

• Yhteyshenkilön nimi

• Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) ja

• Yhteyshenkilön työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää koskevat tiedot.

Lisäksi keräämme muita yhteistyösuhteeseen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyviä tietoja, kuten:

• Sopimuksia, tilauksia ja laskutusta koskevat tiedot

• Tietoja hankintaan tai hankintaprojekteihin liittyvistä tapaamisista, puheluista ja muista keskusteluista, mukaan lukien sähköpostikeskusteluista

• Kuljetusliikkeen ajoneuvoissa olevista päätelaitteista saatavia sijainti- ja reittitietoja, mikäli kuljetusliike jakaa kyseisiä tietoja Kuusakoskelle.

Joissakin tapauksissa kuljetusliikkeen kuljettajasta voidaan teettää Turvallisuusselvityslain (726/2014, muutoksineen) mukainen turvallisuusselvitys, mikäli selvityksen kohde on antanut siihen etukäteen kirjallisen suostumuksensa. Tässä yhteydessä Kuusakoski saa toimivaltaiselta viranomaiselta hyväksyvän tai hylkäävän vastauksen, mutta ei muita turvallisuusselvitykseen liittyviä tietoja.

Käsittelemme henkilötietoja seuraavilla perusteilla:

• Täyttääksemme sopimuksen palvelusta tai tuotteesta, jonka olemme tilanneet edustamaltasi organisaatiolta. Tämä käsittelyperuste sisältää myös laskutukseen ja laskutuksen oikeellisuuteen liittyvät toimenpiteet.

• Oikeutetun edun perusteella (kun oikeutettu etu on käsillä). Oikeutettu etu on käsittelyperusteena esimerkiksi Kumppaniyritykseen liittyvän suhteen hoitamisessa, hallinnoinnissa ja kehittämisessä sekä pyrittäessä estämään ja selvittämään väärinkäytöksiä. Löydät lisätietoja väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen tähtäävästä toiminnastamme [täältä].

• Lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi, esimerkiksi jätteen kuljetukseen ja/tai käsittelyyn liittyvien säännösten tai kirjanpitosääntelyn noudattamiseksi.

Säilytämme henkilötietoja vain sen ajan, kuin se on tarpeen kyseisten tietojen käyttötarkoitusta varten. Kumppaniyritysten osalta tavanomainen säilytysaika on kolme (3) vuotta yhteistyösuhteen päättymisestä, minkä jälkeen passivoimme toimittajatiedot. Säilytämme passiivisista toimittajatiedoista nimen, osoitteen ja sopimusten tiedot, kunnes suhteen päättymisestä on kulunut kymmenen (10) vuotta.

Säilytämme henkilötietojasi kauemmin siltä osin kuin pakottava lainsäädäntö, meihin kohdistuva oikeudellinen vaatimus tai lakiin tai sopimukseen perustuva kanne- tai reklamaatioaika niin edellyttää. Esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntö edellyttää kirjanpitoaineistoon sisältyvien tietojen säilytystä kuuden tai jopa kymmenen vuoden ajan, riippuen rekisterinpitäjään kulloinkin soveltuvasta lainsäädännöstä.

Oikeutetun edun perusteella käsiteltävien tietojen osalta säilytämme tietoja niin pitkään, kuin oikeutetun edun voidaan perustellusti katsoa olevan voimassa. Määrittelemme tämän keston pääasiassa sinun ja Kuusakosken välisen yhteydenpidon, kuten aktiivisessa vaiheessa oleviin hankintaprosesseihin liittyvän yhteydenpidon perusteella.

Kun henkilötietojasi ei enää tarvita, tiedot tuhotaan tietoturvallisesti tai anonymisoidaan peruuttamattomasti. Vanhentuneet ja poistettaviksi merkityt tiedot poistetaan säännöllisten tietokanta-ajojen yhteydessä.

Kuljetusliikkeiden ajoneuvoissa olevista päätelaitteista mahdollisesti kerätyt sijainti- ja reittitiedot poistetaan omista järjestelmistämme siten, että järjestelmissämme on näkyvissä vain viimeisimmän reitin tiedot. Huomaathan kuitenkin, että työnantajasi voi jakaa meille sijainti- ja reittitietoja pidemmältä ajalta käytössään olevan kalustonvalvontajärjestelmän kautta.

Tietokannat, joihin henkilötietojasi tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Huolehdimme siitä, että ainoastaan niillä Kuusakosken työtekijöillä ja Kuusakosken lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen.

Mahdollinen ei-sähköinen aineisto (esimerkiksi paperiset toimittajatietolomakkeet) pääsääntöisesti skannataan ja lähetetään sähköisesti tallennettavaksi tietokantaan. Tämän jälkeen alkuperäinen aineisto tuhotaan asianmukaisesti tietoturvallisella tavalla, ellei sen säilyttämiseen ole erityistä perustetta (esimerkiksi lainsäädännön vaatimukset). Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty.

Saamme tietoja pääsääntöisesti sinulta tai edustamaltasi Kumppaniyritykseltä, esimerkiksi sopimuksen tekemisen yhteydessä täytettävillä toimittajatietolomakkeilla, erinäisissä viestintätilanteissa (puhelimen tai sähköpostin välityksellä) sekä kuljetuspalveluita tarjoavien Kumppaniyritysten osalta ajopäiväkirja- ja kalustonvalvontapalveluiden kautta.

Voimme kerätä ja päivittää tietoja myös muista omista ja konserniyhtiöidemme rekistereistä oikeutetun edun perusteella sekä julkisista lähteistä (esimerkiksi työnantajayhtiösi verkkosivut tai LinkedIn-palvelu) ja henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Suomen Asiakastieto Oy:ltä niissä rajoissa, kun näillä tahoilla on oikeus luovuttaa tietoja Kuusakosken perusteltuihin tarkoituksiin (kuten toimittajakilpailutusten järjestäminen).

Voimme siirtää tietojasi kolmansille osapuolille, kuten alihankkijoinamme toimiville palveluntarjoajille, mikäli se on tarpeen henkilötietojesi käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi. Kun siirrämme henkilötietoja taholle, joka käsittelee tietoja puolestamme (eli henkilötietojen käsittelijälle), olemme varmistuneet sopimuksellisin ja muin järjestelyin siitä, että henkilötietoja käsitellään vain antamiemme kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain tässä tietosuojaselosteessa määriteltyihin tarkoituksiin. Lisäksi varmistamme sen, että pääsy henkilötietoihin on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on tehtäviinsä liittyvä tarve saada pääsy henkilötietoihin.

Voimme siirtää henkilötietojasi sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka olemme osoittaneet henkilötietojen käsittelijöille. Tällaisia tehtäviä ovat esimerkiksi tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoaminen ja ylläpitäminen, tietojenkäsittelypalveluiden tarjoaminen ja kuljetuspalveluiden tuottaminen.

Luovutamme tietoja myös soveltuvan lainsäädännön mukaisesti viranomaisille, kuten veroviranomaisille verotusta varten.

Henkilötietojasi voidaan oikeutetun edun perusteella käsitellä myös muissa Kuusakoski-konserniin kuuluvissa yhtiöissä. Mikäli Kuusakoski myy henkilötietoihin liittyvän liiketoimintansa tai sen osan tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa, voi Kuusakoski luovuttaa henkilötietoja ostajille ja näiden neuvonantajille kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen.

Säilytämme tietojasi Euroopan talousalueella (ETA) sijaitsevilla palvelimilla, mutta osalla alihankkijoistamme on pääsy henkilötietoihisi myös ETA:n ulkopuolelta. Kuusakoski toimii maailmanlaajuisesti yhtenä organisaationa, ja Kuusakoski-konserniin kuuluvien yhtiöiden työntekijöillä on tarpeen mukaan pääsy henkilötietoihisi ETA:n ulkopuolelta, kuten Iso-Britanniasta, Yhdysvalloista ja Kiinasta.

Tällaisissa tilanteissa olemme huolehtineet siitä, että nämä tahot sitoutuvat soveltamaan henkilötietojen käsittelyssä riittävää tietosuojan tasoa

• varmistamalla, onko Euroopan komissio antanut päätöksen kohdemaan tietosuojan tason riittävyydestä (esim. Iso-Britannia); tai

• varmistamalla, että tietojen siirrot perustuvat EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämiin asianmukaisiin suojatoimiin, kuten Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

Lisätietoja henkilötietojen rajat ylittävistä siirroista sekä niihin sovellettavista asianmukaisista suojatoimista on saatavilla Kuusakosken asiakaspalvelusta (yhteystiedot tämän sivun lopussa).

EU:n tietosuoja-asetus takaa sinulle oikeuksia, joita käyttämällä voit itse useissa tilanteissa määrätä henkilötietojesi käsittelystä. Voit käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Kuusakoskeen niiltä osin kuin Kuusakoski toimii rekisterinpitäjänä kyseisille tiedoille:

• Tarkastusoikeus: Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö Kuusakoski henkilötietojasi, sekä oikeus saada pääsy henkilötietoihisi ja tarkastaa ne.

• Oikeus oikaista tiedot: Sinulla on oikeus vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojesi oikaisemista tai henkilötietojesi täydentämistä.

• Oikeus tulla unohdetuksi: Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista, ja Kuusakoskella on velvollisuus poistaa tällaiset tiedot, mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole enää laillista perustetta, tai henkilötietojen säilyttämiseen liittyvä, Kuusakoskea velvoittava lainsäännös tai sopimusvelvoite on päättynyt tai olet peruuttanut tietojesi käsittelyä koskevan suostumuksen.

• Käsittelyn rajoittaminen: Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista (esimerkiksi siksi ajaksi, kun odotat vastausta henkilötietojesi oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön).

• Oikeus siirtää tiedot: Sinulla on tiettyjen lakisääteisten edellytysten vallitessa oikeus saada henkilötietosi yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle Kuusakosken estämättä.

• Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin kuin Kuusakoski käsittelee henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Tällaisissa tilanteissa Kuusakoskella on velvollisuus noudattaa vaatimustasi, ellei käsillä ole huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Voit myös tietyissä tapauksissa tarkastaa ja oikaista tietojasi Kuusakosken tarjoamissa sähköisissä palveluissa. Jos käytössäsi ei ole tällaisia sähköisiä palveluita, voit osoittaa pyynnön Kuusakosken asiakaspalvelulle (yhteystiedot alla). Myös tietojen poistamista tai siirtämistä taikka käsittelyn vastustamista koskevat pyynnöt tulee esittää Kuusakosken asiakaspalvelulle.

Asiakaspalvelun yhteystiedot:
Norokatu 5, 15170 Lahti
0800 30880
asiakaspalvelu@kuusakoski.com

Kuusakoski ryhtyy toimenpiteisiin pyyntösi perusteella viivyttelemättä, ja toimittaa tiedot toimenpiteistään pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottamisesta.

Sinulla on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Kuusakosken suorittamasta henkilötietojen käsittelystä. Valitus tehdään toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

Tämä sivu on päivitetty viimeksi: 25.10.2021