ASIAKKAAT JA POTENTIAALISET ASIAKKAAT

JOHDANTO

Kunnioitamme Kuusakoskella (Kuusakoski Oy, y-tunnus 1589236-3) (Kuusakoski) yksityisyyttäsi.

Tältä sivulta löydät tietoja siitä, kuinka käsittelemme rekisterinpitäjänä henkilötietojasi, mikäli olet asiakkaamme, potentiaalinen asiakkaamme tai asiakasyrityksemme edustaja. Muiden sidosryhmiemme henkilötietojen käsittelystä löydät lisätietoja täältä, muiden Kuusakoski-konserniin kuuluvien yhtiöiden henkilötietojen käsittelystä löydät lisätietoja täältä, ja verkkosivuihimme liittyvästä henkilötietojen käsittelystä löydät tietoja täältä. Käsittelemme sinua/edustamaasi yritystä Kuusakosken asiakkaana myös siinä tapauksessa, että toimitat Kuusakoskelle kierrätysmateriaalia, josta Kuusakoski maksaa sinulle tai edustamallesi yritykselle.

Löydät tietoja vaikutusmahdollisuuksistasi alta kohdasta Tietoja henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä oikeuksista ja niiden käytöstä.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa ja tiedotamme kaikista olennaisista muutoksista.

MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME

Kuusakoski palvelee sekä yrityksiä että kuluttaja-asiakkaita. Käsittelemme asiakkaidemme tietojen lisäksi myös potentiaalisten asiakkaidemme sekä yritysasiakkaidemme edustajien henkilötietoja.
Keräämme asiakkaistamme perustiedot, joita ovat:

  • Asiakkaan nimi (henkilöasiakkaat) tai yhteyshenkilön nimi (yritysasiakkaat)

  • Henkilötunnus (henkilöasiakkaat, kun tieto tarvitaan viranomaisille raportointia varten)

  • Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)

  • Pankkiyhteystiedot ja

  • Yhteyshenkilön työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää koskevat tiedot (yritysasiakkaat).

Lisäksi keräämme muita asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen esimerkiksi potentiaalisiin asiakkaisiin kohdistettavaan markkinointiin liittyviä tietoja, kuten:

  • Luottotiedot (kun luottotietojen tarkastaminen on perusteltua)

  • Sopimuksia, tilauksia ja laskutusta koskevat tiedot

  • Romutettavien ajoneuvojen rekisteritiedot

  • Materiaalia punnitukseen tuovien ajoneuvojen rekisterinumerot

  • Suoramarkkinointiluvat -ja kiellot

  • Tietoja myyntiin tai myyntihankkeisiin liittyvistä tapaamisista, puheluista ja muista keskusteluista, mukaan lukien sähköpostikeskusteluista

  • Tietoja koskien toteutettuja markkinointitoimia sekä

  • Verkkoselailutietoja (joiden keräämisestä ja käsittelystä saat lisätietoja [täältä]).

MIHIN TARKOITUKSIIN JA MILLÄ PERUSTEILLA KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJA

Käsittelemme henkilötietoja seuraavilla perusteilla:

  • Täyttääksemme sopimuksen palvelusta tai tuotteesta, jonka olet tilannut (tai jonka edustamasi organisaatio on tilannut). Tämä käsittelyperuste sisältää myös laskutukseen ja asiakaspalveluun liittyvät toimenpiteet.

  • Suostumuksesi perusteella (kun olet antanut suostumuksen). Tällöin kyse on yleensä sinulle kohdistetusta suoramarkkinoinnista. Sinulla on aina oikeus peruuttaa antamasi suostumus.

  • Oikeutetun edun perusteella (kun oikeutettu etu on käsillä). Oikeutettu etu on käsittelyperusteena esimerkiksi lähetettäessä suoramarkkinointia olemassa olevan asiakassuhteen perusteella sekä selvitettäessä luottotietoja tai väärinkäytöksiä. Huomaa, että sinulla on aina oikeus kieltää suoramarkkinointi. Löydät lisätietoja väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen tähtäävästä toiminnastamme [täältä].Lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi, esimerkiksi ajoneuvojen romuttamiseen liittyvien viranomaismääräysten tai kirjanpitosääntelyn noudattamiseksi.

KAUANKO HENKILÖTIETOJA SÄILYTETÄÄN?

Säilytämme henkilötietoja vain sen ajan, kuin se on tarpeen kyseisten tietojen käyttötarkoitusta varten. Asiakastietojen osalta tavanomainen säilytysaika on kolme (3) vuotta asiakassuhteen päättymisestä, minkä jälkeen passivoimme asiakastiedot. Säilytämme passiivisista asiakastiedoista nimen, osoitteen ja tilausten tiedot, kunnes asiakassuhteen päättymisestä on kulunut kymmenen (10) vuotta. Suostumuksen perusteella käsiteltävien markkinointikäytössä hyödynnettävien tietojen osalta käsittelyä jatketaan korkeintaan viiden (5) vuoden ajan, ellet ole peruuttanut suostumustasi tätä ennen.

Säilytämme henkilötietojasi kauemmin siltä osin kuin pakottava lainsäädäntö, meihin kohdistuva oikeudellinen vaatimus tai lakiin tai sopimukseen perustuva kanne- tai reklamaatioaika niin edellyttää. Esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntö edellyttää kirjanpitoaineistoon sisältyvien tietojen säilytystä kuuden tai jopa kymmenen vuoden ajan, riippuen rekisterinpitäjään kulloinkin soveltuvasta lainsäädännöstä.

Oikeutetun edun perusteella käsiteltävien tietojen osalta säilytämme tietoja niin pitkään, kuin oikeutetun edun voidaan perustellusti katsoa olevan voimassa. Määrittelemme tämän keston pääasiassa sinun ja Kuusakosken välisen yhteydenpidon, kuten aktiivisessa vaiheessa oleviin myyntihankkeisiin liittyvän yhteydenpidon perusteella. Jos peruutat antamasi markkinointisuostumuksen tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin, poistamme tietosi. Tällöin rekisterissä säilytetään kuitenkin suoramarkkinoinnin kieltoa koskeva tieto. Voit muutenkin pyytää tietojesi poistoa, johon suostumme aina, ellei meillä ole erityistä perustetta tietojen säilyttämiselle.

Kun henkilötietojasi ei enää tarvita, tiedot tuhotaan tietoturvallisesti tai anonymisoidaan peruuttamattomasti. Vanhentuneet ja poistettaviksi merkityt tiedot poistetaan säännöllisten tietokanta-ajojen yhteydessä.

KUINKA SUOJAAMME HENKILÖTIETOJA?

Tietokannat, joihin henkilötietojasi tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Huolehdimme siitä, että ainoastaan niillä Kuusakosken työtekijöillä ja Kuusakosken lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen.

Mahdollinen ei-sähköinen aineisto (esimerkiksi paperiset asiakastietolomakkeet) pääsääntöisesti skannataan ja lähetetään sähköisesti tallennettavaksi tietokantaan. Tämän jälkeen alkuperäinen aineisto tuhotaan asianmukaisesti tietoturvallisella tavalla, ellei sen säilyttämiseen ole erityistä perustetta (esimerkiksi lainsäädännön vaatimukset). Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietojasi sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty.

MISTÄ SAAMME HENKILÖTIETOJA?

Saamme tietoja pääsääntöisesti sinulta, esimerkiksi palvelun tilauksen yhteydessä täytettävillä lomakkeilla, erinäisissä viestintätilanteissa (puhelimen tai sähköpostin välityksellä), liittyessäsi Kuusakosken postituslistalle, taikka markkinointiarpajaisten tai muiden vastaavien tilanteiden yhteydessä. Asiakassuhteen jatkuessa ja tilattujen palveluiden toimittamisen yhteydessä tietoja kerätään myös muilla tavoin, esimerkiksi erinäisissä asiakaspalvelutilanteissa puhelimen tai sähköpostin välityksellä, tai palvelutoimitusten yhteydessä käyttämiemme kumppaneiden (esim. kuljetuskumppanit tai ELV-kierrätyskumppanit) kautta. Kuusakosken työntekijät kirjaavat aktiivisessa vaiheessa olevien myyntihankkeiden kannalta olennaiset kontaktit markkinoinnin tietokantaan.

Voimme kerätä ja päivittää tietoja myös muista omista ja konserniyhtiöidemme rekistereistä oikeutetun edun tai suostumuksen perusteella sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Suomen Asiakastieto Oy:ltä ja LinkedIn-palvelusta niissä rajoissa, kun näillä tahoilla on oikeus luovuttaa tietoja suoramarkkinointitarkoituksiin tai muihin Kuusakosken perusteltuihin tarkoituksiin (kuten luottotietojen tarkastus).

KUMPPANIT JA KOLMANNET OSAPUOLET, JOILLE JAAMME HENKILÖTIETOJASI

Voimme siirtää tietojasi kolmansille osapuolille, kuten alihankkijoinamme toimiville palveluntarjoajille, mikäli se on tarpeen henkilötietojesi käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi. Kun siirrämme henkilötietoja taholle, joka käsittelee tietoja puolestamme (eli henkilötietojen käsittelijälle), olemme varmistuneet sopimuksellisin ja muin järjestelyin siitä, että henkilötietoja käsitellään vain antamiemme kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain tässä tietosuojaselosteessa määriteltyihin tarkoituksiin. Lisäksi varmistamme sen, että pääsy henkilötietoihin on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on tehtäviinsä liittyvä tarve saada pääsy henkilötietoihin.

Voimme siirtää henkilötietojasi sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka olemme osoittaneet henkilötietojen käsittelijöille. Tällaisia tehtäviä ovat esimerkiksi palvelut, jotka liittyvät tietojärjestelmiin ja ohjelmistoihin, tietojenkäsittelypalveluihin, markkinointipalveluihin, puhelinvaihdepalveluihin, laskutus- ja perintäpalveluihin ja kuljetuspalveluihin.

Luovutamme tietoja myös soveltuvan lainsäädännön mukaisesti viranomaisille, kuten Traficomille, ELY-keskuksille, veroviranomaisille ja poliisille esimerkiksi tilastointia, verotusta tai muita viranomaisselvityksiä varten.

Henkilötietojasi voidaan oikeutetun edun perusteella käsitellä myös muissa Kuusakoski-konserniin kuuluvissa yhtiöissä. Mikäli Kuusakoski myy henkilötietoihin liittyvän liiketoimintansa tai sen osan tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa, voi Kuusakoski luovuttaa henkilötietoja ostajille ja näiden neuvonantajille kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen.

HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Säilytämme tietojasi Euroopan talousalueella (ETA) sijaitsevilla palvelimilla, mutta osalla alihankkijoistamme on pääsy henkilötietoihisi myös ETA:n ulkopuolelta. Kuusakoski toimii maailmanlaajuisesti yhtenä organisaationa, ja Kuusakoski-konserniin kuuluvien yhtiöiden työntekijöillä on tarpeen mukaan pääsy henkilötietoihisi ETA:n ulkopuolelta, kuten Iso-Britanniasta, Yhdysvalloista ja Kiinasta.

Tällaisissa tilanteissa olemme huolehtineet siitä, että nämä tahot sitoutuvat soveltamaan henkilötietojen käsittelyssä riittävää tietosuojan tasoa

  • varmistamalla, onko Euroopan komissio antanut päätöksen kohdemaan tietosuojan tason riittävyydestä (esim. Iso-Britannia); tai

  • varmistamalla, että tietojen siirrot perustuvat EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämiin asianmukaisiin suojatoimiin, kuten Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

Lisätietoja asiakastietojen rajat ylittävistä siirroista sekä niihin sovellettavista asianmukaisista suojatoimista on saatavilla Kuusakosken asiakaspalvelusta (yhteystiedot tämän sivun lopussa).

TIETOJA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVISTÄ OIKEUKSISTA JA NIIDEN KÄYTÖSTÄ

EU:n tietosuoja-asetus takaa sinulle oikeuksia, joita käyttämällä voit itse useissa tilanteissa määrätä henkilötietojesi käsittelystä. Voit käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Kuusakoskeen niiltä osin kuin Kuusakoski toimii rekisterinpitäjänä kyseisille tiedoille:

  • Tarkastusoikeus: Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö Kuusakoski henkilötietojasi, sekä oikeus saada pääsy henkilötietoihisi ja tarkastaa ne.

  • Oikeus oikaista tiedot: Sinulla on oikeus vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojesi oikaisemista tai henkilötietojesi täydentämistä.

  • Oikeus tulla unohdetuksi: Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista, ja Kuusakoskella on velvollisuus poistaa tällaiset tiedot, mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole enää laillista perustetta, tai henkilötietojen säilyttämiseen liittyvä, Kuusakoskea velvoittava lainsäännös tai sopimusvelvoite on päättynyt tai olet peruuttanut henkilötietojesi käsittelyä koskevan suostumuksen.

  • Käsittelyn rajoittaminen: Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista (esimerkiksi siksi ajaksi, kun odotat vastausta henkilötietojesi oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön).

  • Oikeus siirtää tiedot: Sinulla on tiettyjen lakisääteisten edellytysten vallitessa oikeus saada henkilötietosi yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle Kuusakosken estämättä.

  • Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin kuin Kuusakoski käsittelee henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Tällaisissa tilanteissa Kuusakoskella on velvollisuus noudattaa vaatimustasi, ellei käsillä ole huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Sinulla on aina oikeus vastustaa suoramarkkinointia.

  • Niiltä osin kuin henkilötietojesi käsittely on perustunut suostumukseesi, on sinulla oikeus peruuttaa käsittelyä koskeva suostumus milloin tahansa.

Voit myös tietyissä tapauksissa tarkastaa ja oikaista tietojasi Kuusakosken tarjoamissa sähköisissä palveluissa. Jos käytössäsi ei ole tällaisia sähköisiä palveluita, voit osoittaa pyynnön Kuusakosken asiakaspalvelulle (yhteystiedot alla). Myös tietojen poistamista tai siirtämistä taikka käsittelyn vastustamista koskevat pyynnöt tulee esittää Kuusakosken asiakaspalvelulle.

Asiakaspalvelun yhteystiedot:

Norokatu 5, 15170 Lahti
0800 30880
asiakaspalvelu@kuusakoski.com

Kuusakoski ryhtyy toimenpiteisiin pyyntösi perusteella viivyttelemättä, ja toimittaa tiedot toimenpiteistään pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottamisesta.

Sinulla on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Kuusakosken suorittamasta henkilötietojen käsittelystä. Valitus tehdään toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

Tämä sivu on päivitetty viimeksi: 25.10.2021